Libros de ingresos y gastos: la contabilidad del autónomo, sin agobios
Nadie se hace autónomo por amor a la contabilidad. Pero llevar al día tus ingresos y gastos es lo que hace que los trimestres salgan en diez minutos en vez de en un fin de semana de pánico.
- En estimación directa simplificada no necesitas contabilidad completa, pero sí unos libros registro.
- Los básicos: ingresos (facturas emitidas), gastos (facturas recibidas) y bienes de inversión.
- Vale una hoja de cálculo o una app. Lo importante es que estén completos y al día.
Qué libros necesitas
| Libro | Qué apuntas |
|---|---|
| Ingresos / facturas emitidas | Cada factura que haces: fecha, número, cliente, base, IVA, retención y total |
| Gastos / facturas recibidas | Cada factura de gasto: fecha, proveedor, NIF, concepto, base e IVA |
| Bienes de inversión | Lo que dura varios años (ordenador, maquinaria…): fecha, valor y amortización |
| Provisiones de fondos y suplidos | Solo algunos profesionales (por ejemplo, si adelantas gastos por cuenta de clientes) |
Si tu IVA es de régimen general, los libros de IVA (facturas emitidas y recibidas) y los de IRPF pueden llevarse juntos, con todas las columnas.
Plantilla gratuita
Una plantilla mínima con las columnas que te pide Hacienda. Ábrela con Excel, Google Sheets o Numbers.
| Fecha | Nº factura | Cliente/proveedor | NIF | Concepto | Base | IVA | Retención | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/03 | F-2026-014 | Empresa Ejemplo S.L. | B00000000 | Diseño web | 1.000,00 | 210,00 | 150,00 | 1.060,00 |
Hábitos que te ahorran disgustos
- Apunta cada semana, no cada trimestre.
- Guarda las facturas en digital, en una carpeta por trimestre.
- Separa la cuenta del negocio de la personal.
- Haz un mini-cierre al final de cada mes: total de ingresos, gastos e IVA.
¿Cuánto tiempo hay que guardarlo todo?
Como mínimo, mientras Hacienda pueda revisarte: 4 años desde que termina el plazo de cada declaración. Por la normativa mercantil, lo prudente es guardar facturas y libros 6 años.
¿Hoja de cálculo o app?
Con pocas facturas al mes, una hoja de cálculo funciona perfectamente. Cuando crecen, o cuando entre en vigor Verifactu, una app de facturación que genere los libros automáticamente te ahorrará tiempo y errores.
Fuentes: Reglamento del IRPF (art. 68), Reglamento del IVA (arts. 62 y siguientes) y Agencia Tributaria.
Paula, fisioterapeuta, dedica media hora cada domingo a apuntar en una hoja de cálculo las facturas de la semana: las que emite y las que recibe, con fecha, número, proveedor, base e IVA. Cuando llega abril, su 303 y su 130 salen en diez minutos, porque ya tiene los totales del trimestre hechos.
Las personas y cifras de este caso son inventadas para explicar la norma. Tu situación puede ser distinta.Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar libros siendo autónomo?
Sí. En estimación directa tienes que llevar los libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, y los de IVA si estás en régimen general.
¿Puedo llevarlos en Excel?
Sí, siempre que incluyan los datos obligatorios y los mantengas al día y ordenados.
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No de forma periódica, pero tienes que tenerlos disponibles si te los piden en una comprobación.